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《归档文件整理规则》档号编制的原则与要求
发布时间:2016-09-22  点击量:42

档号是在文件整理过程中赋予的,体现整理规则并包含归档文件类别、排列顺序等要素的一组数字、字符的集合。档号能够反映档案的基本属性,指示档案在全宗中的位置,是归档文件的身份证。

  档号编制原则

  1994年发布的《档案编制规则》(DA/T13-94)是规范档号编制规则适用于传统立卷方法整理的档案,但并不适用于归档文件的档案编制。不过,该规则确定的唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则以及基本的编制方法是比较科学、合理的,应该为归档文件的档号编制所沿用。

  1、唯一性原则

  档号应指代单一,不同编号对象应赋予不同代码,一个代码只表示一个编号对象。也就是说,一个档号只能对应一件文件,具有唯一性,不能出现重复现象。

  2、合理性原则

  档号结构必须与归档文件的整理分类体系相适应。档号保持完整,不随意增加或减少某种代码。

  3、稳定性原则

  档号一经确定,一般不应随意改变。对必须改变的档号,应在归档文件目录即所有相关检索工具、数据库中作出同步修改。改变档号时,还应注明原档号。

  4、扩充性原则

  档号必须留有适当的递增容量,以便适应档案不断扩充的需要。

  5、简单性原则

  档号力求简短明了,以便减少代码差错,节省存贮空间,提高处理效率。

  档号的结构

  在规划归档文件的档号结构时,《归档文件整理规则》(以下简称《规则》)充分借鉴了《档号编制规则》中的合理部分,并尽量与传统立卷方法整理的档案的档号以及照片、录音、录像等其他形式档案的档号相衔接。

  《规则》建议以“年度-保管期限-机构(问题)”分类法为基准确定档号结构。作出如此选择的原因有二:一是便于馆室衔接;二是考虑到机构(问题)为档号结构中选择项,如此可以保持档号结构的易辨识度(固定项尽量放在档号结构的左侧,保证前端一致)。由此,《规则》建议档号的基本结构为:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限-机构(问题)代码-件号(如图1所示)

  图1

 

  例如:Z109-WS·2011-Y-BGS-0001。其中,档号左边为上位代码,右边为下位代码。上、下位代码之间用短横线“-”连接,同一级代码之间用间隔号“· ”隔开。

  对于规模较小或公文办理程序不适于按机构(问题)分类的,《规则》建议应在档号基本结构的基础上,省略机构(问题)代码,其档号结构为:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限 -件号(如图2所示)

  图2

  例如:Z109-WS·2012-D30 -0001。

  需要说明的是,有些部门和地区为解决纸质档案数字副本或电子文件命名

  编目要求而使用子件号概念的,进行档号编制时,可以在件号后增加子件号,中间用间隔号“· ”隔开。、

  档号编制要求和方法

  1、编制要求

  《规则》提出的档号结构充分考虑了档案类型多样的现状,以及机关和档案馆在档案管理上的不同需求,因而具有较强的普遍适用性。《规则》建议各地区各部门尽量使用同前述统一的档号结构进行档号编制,如此可以在较大范围内实现档案数据的互通共享,为档案资源在全国范围内实现规范统一奠定良好的基础。

  对于一些部门或地区在新《规则》出台前先行先试,采用了其他样式档号结构的,应区别情况对待:

  如采用的档案结构不合理(既与《规则》提供的档号结构不同,又不能反映本部门或地区分类方法等)、档号要素不齐全(比如不设档案门类、保管期限要素等)、填写方法不规范(如全宗号不用四位代码标识等)的,建议按照《规则》的要求进行调整。

  如档号结构与采用的分类方案协调一致,且不存在上述问题,又能满足机关档案管理和进馆需求的,可以考虑在一定时期内保持不变。即使如此,也要避免出现在一个区域内存在多种档号结构或者档案进馆前采用不同档案结构的情形,否则容易造成档案资源割裂,引起管理混乱。

  2、编制方法

  (1)全宗号。全宗号是档案馆给立档单位编制的代号,用4位数字或是字母与数字的结合标识,按照《档案编制规则》编制。全宗号原则上由数字组成,也可采用“字符+数字”的方式编制,其中字符为全宗属类代码。全宗号不足4位的,应在全宗号前补零,如21全宗,在档号中应为“0021”;全宗号第一位为全宗属类代码的,则应在全宗属类代码之后,数字前补零,如A12全宗,在档号中应为“A012”。

  (2)档案门类代码。归档文件的档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。其他门类档案,比如照片、录音、录像、科技、专业档案,参照《规则》进行整理时,其门类代码可以分别设置为“ZP”“LY”“LX”“KJ”“ZY”;科技、专业门类需要复分的,应参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)和《国家基本专业档案目录》执行。

  (3)年度。年度为文件形成年度,以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2010”。

  (4)保管期限。按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为30年和10年。保管期限永久、定期30年、定期10年,分别为代码“Y”“D30”“D10”标识。如果档案整理中使用其他年度的定期保管期限,其保管期限代码为“D+年度”。如定期5年标识为“D5”,定期15年标识为“D15”。

  (5)机构(问题)代码。机构(问题)代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室用“BGS”等。归档文件未按照机构(问题)分类的,应省略机构(问题)代码。

  (6)件号。件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,如“0026”。件号应在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“0001”开始标注。

  归档章

  归档章是档号在纸质文件上的具体体现。在电子文件上,可以有系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上对档号进行标识。不过,这种标识并不是必备的,各地区各部门可以在不增加整理负担的前提下(比如电子文件本来就具备条形码等),根据具体情况灵活掌握。

  1、归档章样式

  《规则》规定,归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号,以及页数作为必备项,机构(问题)可以作为选择项。在样式上,《规则》维持六格章样式不变,规格为长45mm,宽16mm,分为均匀的6格(见图3)。为贯彻“简化整理”的理念,一般不建议在归档章上增加其他额外项目,以免给整理规则带来不必要的负担。

  图3 归档章样式

  (全宗号)

  (年度)

  (件号)

  *(机构或问题)

  (保管期限)

  (页数)

  在项目位置上,全宗号、年度、机构(问题)、保管期限4个项目在归档章的位置保持不变,原《规则》室编件号改为件号,馆编件号改为页数。在填写这些项目时,应严格按照各个项目在归档章上的位置进行,不可随意调换位置,以方便识读,便于档案的管理和利用。

  需要说明的是,图3中加注括号的文字为提示性问题,是用来说明各编号项目在归档章中的位置,实际制作归档章时无须刻出,以减少归档章的大小,节省归档章占用的空间。其中标有“ * ”号的机构或问题项为选择项,不按机构(问题)分类的,归档章上相应位置直接留空即可。对于归档章的材质和外形,《规则》中没有加以规定,各单位可以方便使用为原则自主选择。

  2、盖章要求

  在纸质文件中,归档章需要逐件标识在每一件归档文件上,以明确归档文件在全宗中的“坐标”。归档章一般应加改在归档文件首页上端居中的空白位置。如果领导批示或收文章等占用上述位置,可将归档章盖在首页的其他空白位置,但以上端为宜。归档章不要压住文件字迹,也不宜与批示文字或收文章等交叉。文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的,也可在文件前另附纸页加盖归档章。光荣册等光面印刷文件材料,首页无法盖章,也无法在文件首页前另附纸页,可在材料内第一页上端的空白位置加盖归档章。统计报表等横式文件,在文件右侧居中位置加盖归档章。

  在归档章填写上,全宗号、年度、保管期限、件号为必备项,按照本节档号编制规则的有关要求填写即可,但件号不足4位的,不需补“0”。页数也是必备项,为归档文件中有字页面的数量,用阿拉伯数字标识。机构或问题为选择项,同样按照档号编制规则的有关要求填写(见图4)。

  图4 归档章示例一

  Z109

  2011

  1

  BGS

  Y

  45

  不过,为了方便识读,便于手工管理,归档章保管期限也可以使用“永久”“30年”“10年”简称标识,机构(问题)也可以用“办公室”等规范化简称标识。在全宗指南中,应将机构名称与相应简称加以对照说明。使用问题简称的,则可根据分类方案,直接填写“党群”“行政”“业务”等(见图5)。

  图5 归档章示例二

  Z109

  2011

  1

  BGS

  Y

  45

  填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料,如碳素墨水、耐久性好的签字笔等,也可使用打号机打号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料进行填写。归档章中有些项目比较固定,如全宗号、保管期限、机构(问题)等,有条件的单位可以直接刻在归档章上进行加盖,以减少填写项目的工作量。